Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan
merujuk kepada interaksi antara orang,
proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini
digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi
informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang
berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem
informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan
bisnis
1. Hirarki Sistem
Informasi
Berdasarkan hirarki, sistem informasi
bisa di bagi menjadi :
- Transaksional
Sistem Informasi : merupakan sistem informasi dimana proses di dalamnya
berupa transaksi data(CRUD) secara berulang-ulang ke dalam database.
Biasanya level ini dilakukan oleh staff EDP(Electronik Data Processing)
- Managerial
Sistem Informasi : pada level ini dalam sistem informasi sudah ada fitur
untuk melihat rekapitulasi data berupa pelaporan. Informasi yang
dihasilkan SI pada sistem ini dimanfaatkan oleh staff pada level manager.
- Ekskutif
Sistem Informasi : pada level ini, sistem informasi sudah bisa menjadi
acuan dalam mengambil keputusan(Decision Support System). Fitur SI ini
dimanfaatkan oleh level ekskutif(Direktur Utama)
2.
Klasifikasi Sistem Informasi
Ada berbagai cara untuk mengelompokkan
sistem informasi. Klasifikasi yang umum dipakai antara lain didasarkan pada :
1.
level organisasi,
2.
area fungsional,
3.
dukungan yang diberikan, dan
4.
arsitektur sistem informasi.
Beberapa istilah sistem informasi lain
juga sering dijumpai dalam literatur, seperti sistem informasi strategis dan
sistem informasi geografi.
1. Sistem
Informasi Menurut Level Organisasi
Berdasarkan level organisasi, sistem
informasi dikelompokkan menjadi:
- Sistem
Informasi Departemen.
- Sistem
Informasi Perusahaan, Dan
- Sistem
Informasi Antarorganisasi.
a. Sistem Informasi Departemen (departmental information
system) adalah sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah
departemen. Sebagai contoh, departemen SDM (Sumber Daya Manusia) memiliki
sejumlah program (aplikasi). Misalnya, saiah satu aplikasi digunakan untuk
memantau kinerja pegawai dan aplikasi yang lain digunakan untuk menangani
peiamar. Kumpulan aplikasi ini membentuk sebuah sistem yang disebut sistem
informasi SDM (human resource information system atau HRIS).
b. Sistem Informasi Perusahaan (enterprise information
system) merupakan sistem informasi yang tidak terletak pada masing-masing
departemen, melainkan berupa sebuah sistem terpadu yang dapat dipakai oleh
sejumlah departemen secara bersama-sama. Sebagai contoh, sistem infor¬masi
perguruan tinggi mengintegrasikan bagian-bagian seperti peng-ajaran, keuangan,
dan kemahasiswaan.
c. Sistem Informasi Antarorganisasi (interorganizational
information system atau terkadang disebut IOS / interorganization
system) merupakan jenis sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi
atau lebih. Sebagai gambaran, sistem informasi reservasi pesawat terbang adalah
contoh sistem informasi yang memungkinkan biro perjalanan yang menjual tiket
dan maskapai penerbangan bisa berbagi informasi. Contoh yang lain yaitu sistem
para pemasok yang dapat dihubungkan ke sistem infor-masi Wal-Mart
(www.walmart.com), retailer terkemuka di Amerika, yang memungkinkan pihak
pemasok dapat segera mengetahui sediaan yang berada di bawah level minimum
sehingga pemasok dapat segera mengirimkan produk mereka ke Wal-Mart (Ebert dan
Griffin, 2003). Pada awal 1990-an, perusahaan IBM, Apple, dan Motorola
membentuk aliansi strategis yang dimaksudkan untuk mematahkan dominasi Intel
ter-hadap pasar CPU (central processing unit). Ketiga perusahaan ini
meng-gunakan IOS sebagai sarana berbagi informasi dalam pengembangan produk.
Chip yang disebut PowerPC merupakan hasil dari kolaborasi ter-sebut (Haag,
1999). Kini, model seperti ini banyak diimplementasikan dalam perdagangan
elektronis (e-Commerce) yang menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih
dikenal dengan sebutan B2B atau . Business to Business.
Serupa dengan pembagian menurut level
organisasi, Kroenke mengklasifikasikan sistem informasi dalam sebuah organisasi
menjadi tiga kelompok:
- Sistem
Informasi Pribadi,
- Sistem
Informasi Kelompok Kerja (Workgroup Information System), Dan
- Sistem
Informasi Perusahaan (Enterprise Information System).
Tabel Karakteristik sistem informasi
pribadi, grup kerja, dan perusahaan
Jenis
|
Jumlah
Pemakai
|
Perspektif
|
Pribadi
|
1
|
Individual
|
Kelompok
kerja
|
Banyak,
umumnya kurang dari 25 orang
|
Departemen
– Pemakai berbagi perspektif yang sama
|
Perusahaan
|
Banyak,
sering kali ratusan
|
Perusahaan
– Pemakai memiliki banyak perspektif
|
2. Sistem
Informasi Fungsional
Sebagaimana diketahui, sebuah
organisasi memiliki sejumlah area fungsional seperti Akuntansi, Pemasaran,
Produksi, dan sebagainya.
Tabel berikut menunjukkan
masing-masing area fungsional yang umum terdapat pada perusahaan.
Tabel. Area fungsional dalam
perusahaan
Area Fungsional
|
Tugas
|
Penjualan dan Pemasaran
|
Menangani penjualan
dan pemasaran produk/jasa yang dihasilkan perusahaan
|
Manufaktur (Produksi)
|
Menghasilkan produk
|
Keuangan
|
Mengelola aset-aset keuangan perusahaan
|
Akuntansi
|
Memelihara
rekamnan-rekaman transaksi keuangan dalam perusahaan
|
Berdasarkan area fungsional seperti
ini, dikenal sejumlah sistem infor¬masi fungsional. Jadi, sistem informasi
fungsional adalah sistem infor¬masi yang ditujukan untuk memberikan informasi
bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan. Beberapa
sistem informasi fungsional yang umum adalah sebagai berikut:
- Sistem
Informasi Akuntansi (Accounting Information System)
- Sistem
Informasi Keuangan (Finance Information System)
- Sistem
Informasi Manufaktur (Manufacturing/Production InforMation System)
- Sistem
Informasi Pemasaran (Marketing Information System Atau MKIS)
- Sistem
Informasi SDM (Human Resources Information System atau HRIS)
Tentu saja, macam-macam sistem
informasi fungsional yang tersedia antara satu perusahaan dengan perusahaan
lain berbeda-beda. Sebagai contoh, perusahaan distribusi tidak memiliki sistem
informasi produksi.
Perlu diketahui bahwa sistem-sistem
informasi fungsional tidak berciri sendiri secara fisik. Sistem-sistem
informasi ini berbagai sumber daya dalam organisasi. Dalam sistem informasi
perusahaan, sistem-sistem informasi fungsional ini berkedudukan sebagai
subsistem-subsistem.
Sistem
Informasi
|
Keterangan
|
Sistem
informasi
akuntansi
|
Sistem informasi yang menyediakan informasi yang
dipakai oleh fungsi akuntansi
(departemen/bagian Akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang
|
informasi
keuangan
|
fungsi keuangan (departemen/bagian Keuangan) yang
menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa ringkasan
arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran.
|
Sistem
informasi
manufaktur
|
Sistem informasi yang bekerja sama dengan
sistem informasi lain untuk mendukung
manajemen perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun
pengendalian) dalam menyelesaikan masalah
yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan
perusahaan. Misalnya berupa data bahan mentah, profit vendor baru, dan jadwal
produksi.
|
Sistem
informasi
pemasaran
|
Sistem informasi yang menyediakan
informasi yang dipakai oleh fungsi
pemasaran. Misalnya berupa ringkasan penjualan.
|
Sistem
informasi
SDM
|
Sistem informasi yang menyediakan
informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya berisi
informasi gaji, ringkasan pajaL dan tunjangan-tunjangan hingga kinerja
pegawai.
|
Penggolongan sistem-sistem informasi
fungsional sering kali didasarkan pada perspektif yang berbeda. Hall (2001)
membedakan sistem infor¬masi akuntansi dengan sistem informasi lainnya. Semua
informasi, selain sistem informasi akuntansi, dianggap sebagai sistem informasi
mana-jemen. Jika sistem informasi akuntansi mencakup semua transaksi yang
berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan, sistem informasi manajemen
mencakup semua transaksi non-keuangan. Oleh karena itu, sistem informasi
akuntansi dibedakan dengan sistem informasi mana¬jemen. Namun, ada juga yang berpendapat
bahwa sistem informasi akuntansi sebenarnya hanyalah bagian dari sistem
informasi manajemen (Gelinas, Oram, dan Wiggins, 1990). Atau, beberapa sistem
fungsional sebenarnya adalah bagian atau subsistem dari sistem informasi
akuntansi (Romney, Steinbart, dan Cushing, 1997). Menurut McLeod (1988), sistem
informasi justru merupakan subsistem bagi sistem informasi fungsional yang
lain. Pada prinsipnya, pandangan-pandangan yang telah diutarakan tak ada yang
salah, karena hal itu memang tergantung pada implementasi sistem informasi itu
sendiri.
3. Sistem
Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia
Berdasarkan dukungan yang diberikan
kepada pemakai, sistem informasi yang digunakan pada semua area fungsional
dalam organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
- Sistem
Pemrosesan Transaksi (transaction processing system atau
TPS).
- Sistem
Informasi Manajemen (management infromation system atau
MIS).
- Sistem
Otomasi Perkantoran (office automation system I OAS).
- Sistem
Pendukung Keputusan (decision support system atau DSS).
- Sistem
Informasi Eksekutif (executive infromation system atau
EIS).
- Sistem
Pendukung Kelompok (group support system atau GSS).
- Sistem
Pendukung Cerdas (intelligent support system atau ISS).
Sistem-sistem di depan juga sekaligus
menyatakan evolusi sistem informasi yang berbasis komputer. TPS muncul pada
pertengahan 1950-an, kemudian disusul dengan MIS pada tahun 1960-an, OAS pada
tahun I970-an, DSS pada tahun 1970-an hingga 1980-an. Aplikasi sistem pakar
komersial yang pertama muncul pada tahun 1980-an. GSS dan ISS mulai Tiuncul
pada dekade 1990-an.
Rangkuman tentang fungsi masing-masing
sistem dapat dilihat pada tabel berikut.
Sistem
|
Fungsi
|
Pemakai
|
TPS
|
Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi
|
Orang yang memproses transaksi
|
MIS
|
Mengkonversi data yang
berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna
untuk mengelola organisasi dan me-mantau
kinerja
|
Semua level manajemen
|
DSS
|
Membantu pengambilan
keputusandengan menyediakan informasi. model, atau perangkat untuk
menganalisa informasi
|
Analis. manajer, dan
profesional
|
EIS
|
Menyediakan informasi
yang mudah diakses dan
bersifat interaktif, tanpa mengharuskan
eksekutif menjadi ahli analisis
|
Manajemen tingkat menengah dan atas
|
ES
|
Menyediakan pengetahuan
pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah
|
Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan
kepakaran
|
OAS
|
Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun
pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif
|
Staf maupun manajer
|
4.Arsitektur
Sistem informasi
Definisi Arsitektur Informasi
Arsitektur
informasi (atau arsitektur teknologi inforrnasi, arsitektur sistem
informasi, infrastruktur teknologi informasi) adalah suatu pemetaan atau
rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi (Turban,
McLean, Wetherbe, 1999). Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi
sekarang atau menjadi cetak-biru (blueprint) untuk arahan di masa
mendatang. Tujuan dari arsitektur ini adalah agar bagian teknologi informasi
memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis organisasi. Oleh karena itu,
arsitektur informasi memadukan kebutuhan informasi, komponen sistem informasi,
dan teknologi pendukung
Sumber
|
Definisi
|
Laudon
&
Laudon
(1998)
|
Arsitektur
informasi adalah bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalarn
organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah
dipilih.
|
Zwasy(1)98)
|
Arsitektur
informasi adalah desain item komputer secara keseluruhan (termasuk sistem
jaringan) untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi yang spesifik
|
Sebuah
arsitektur informasi yang detail berisi perencanaan yang digunakan untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut (Alter, 1992) :
- Data apa yang akan dikumpulkan?
- Di mana dan bagaimana data
dikumpulkan?
- Bagaimana cara mengirimkan data?
- Di mana data akan disimpan?
- Aplikasi-aplikasi (program) apa
yang akan menggunakan data dan bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut
dihubungkan sebagai sebuah sistern yang utuh?
Arsitektur
informasi menggunakan arsitektur teknologi yang dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu tersentralisasi (centralized), desentralisasi (decentralized),
dan client/server.
Skema
Arsitektur Informasi
- Arsitektur Tersentralisasi /
System Berbasis Mainframe
Arsitektur tersentralisasi
(terpusat) sudah dikenal semenjak tahun 1960-an, dengan mainframe sebagai aktor utama. Mainframe adalah
komputer yang berukuran relatif besar yang ditujukan untuk menangani data yang
berukuran besar, dengan ribuan terminal untukk mengakses data dengan tanggapan
yang sangat cepat, dan melibatkan jutaan transaksi.
Sistem
Informasi – Arsitektur Tersentralisasi
Seiring
dengan perkembangan teknologi informasi, dominasi mainframe pada
lingkungan dengan komputasi terpusat menjadi berkurang karena kehadiran
minikomputer dan mikrokomputer (PC) yang berkemampuan lebih kecil tetapi
dengan harga yang jauh lebih murah.
Implementasi
dari arsitektur terpusat adalah pemrosesan data yang terpusat (biasa disebut komputasi
terpusat). Semua pemrosesandata dilakukan oleh komputer yang ditempatkan
di dalam suatu lokasi yang ditujukan untuk melayani semua pemakai dalam
organisasi. Kebanyakan perusahaan yang tidak memiliki cabang menggunakan model
seperti ini.
- Arsitektur Client/Server / Sistem
PC tunggal
Dewasa
ini, konektivitas antara berbagai macam komputer sangatlah tinggi. Beragam
komputer dari vendor yang bermacam-macam bisa saling berinteraksi. Istilah
interoperatibilitas sering dipakai untuk menyatakan keadaan ini. Perkembangan
ini akhirnya juga disusul oleh kemudahan perangkat lunak untuk saling
berinteraksi. Sebuah basis data pada prinsipnya dapat diakses oleh perangkat
lunak apa saja. Sebagai gambaran, jika Anda menggunakan basis data Oracle, Anda
bisa memanipulasi basis data Anda dengan menggunakan perangkat lunak seperti
Delphi, PHP, Visual BASIC, ataupun yang lain. Dari sisi perangkat lunak seperti
Delphi, Anda juga bisa memanipulasi basis data yang lain seperti InterBase atau
MySQL.
Client
mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses sendiri. Ketika sebuah client meminta suatu data
ke server, server akan segera nenanggapinya dengan memberikan data yang
diminta ke client bersangkutan. Setelah data diterima, client segera
melakukan pemrosesan.
Model
komputasi yang berbasis client/server mulai banyak diterapian pada
sistem informasi. Dengan menggunakan arsitektur ini, sistem informasi dapat
dibangun dengan menggunakan perangkat lunak gado-gado. Artinya,
jika pada awalnya sistem informasi dibangun dengan menggunakan perangkat lunak
X, maka untuk pengembangan aplikasi baru dapat menggunakan perangkat lunak Y.
Tidak perlu ada migrasi sistem.
Keuntungan
arsitektur client/server
Fitur
|
Keuntungan
|
Jaringan mesin-mesin
yang
kecil
tetapi berdaya guna.
|
Jika sebuah mesin
macet, bisnis tetap berjalan..
|
Kumpulan komputer
dengan ribuan MIPS (Million lnstructions Per Second).
|
Sistem memberikan
kekuatan dalam melaksanakan suatu tugas tanpa memonopoli sumber-sumber daya.
Pemakai akhir diberi hak untuk bekerja secara lokal.
|
Beberapa worstation
sangat handal seperti mainframe, tetapi dengan biaya 90% lebih rendah.
|
Dengan memberikan
kekuatan yang lebih untuk biaya yang kecil, system menawarkan keluwesan untuk
melaku kan pembelian pada hal-hal lain atau untuk meningkatkan keuntungan.
|
Sistem
terbuka.
|
Anda
bisa memilih perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan dari berbagai
vendor.
|
Sistem
tumbuh dengan mudah dan dapat diperluas secara tak terbatas.
|
Sangatlah
mudah untuk memperbarui sistem Anda saat kebutuhan Anda berubah.
|
Lingkungan
operasi klien yang bersifat individual.
|
Anda
dapat mencampur clan mencocok kan platform komputer yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing departemen dan pemakai.
|
- Arsitektur Desentralisasi /
Sistem Komputasi Jaringan
Arsitektur
desentralisasi merupakan konsep dari pemorosesan data tersebar (atau
terdistribusi). Sistem pemrosesan data terdistribusi (atau biasa disebut
sebagai komputasi tersebar). sebagai system yang terdiri atas sejumlah komputer
yang tersebar padu berbagai lokasi yang di’ hubungkan dengan sarana
telekomunikasi dengan masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang
serupa secara mandiri. Tetapi bisa saling berinteraksi dalam pertukaran
data. Dengan kata lain sistem pemrosesan data distribusi membagi sistem
pemrosesan dan terpusat ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, yang
pada hakikatnya masing-masing subsistem tetap berlaku sebagai sistem pemrosesan
data yang terpusat.
Model
sederhana sistem pemrosesan terdistribusi terdapat pada sejumlah komputer yang
terhubung dalam jaringan yang menggunakan arsitekstur peer-to-peer,
masing-masing komputer memiliki kontrol terhadap resource (misalnya data, printer, arau
CD-ROM), tetapi memungkinkan komputer lain menggunakan sesumber (resource) tersebut.
Sistem seperti ini menjadi pemandangan yang umum semenjak kehadiran PC yang
mendominasi perkantoran.
Sistem
pemrosesan terdistribusi bisa diterapkan dalam sebuah organisi. Setiap
area fungsional (departemen) mempunyai unit pemrosesan informasi tersendiri.
Penerapan
sistem terdistribusi biasa dilakukan pada dunia perbankan. Setiap kantor cabang
memiliki pemrosesan data tersendiri. Namun, jika dilihat pada operasional
seluruh bank bersangkutan, sistem pemrosesannya berupa sistem pemrosesan data
yang terdistribusi
Keuntungan
dan kekurangan sistem pemrosesan data tersebar.
Keuntungan
|
Kerugian
|
|
|
Alasan
penghematan biaya adalah karena tidak semua unit yang memerlukan komputasi
membutuhkan perangkat komputer dengan spesifikasi yang sama. Unit-unit yang
hanya memproses transaksi dengan jumlah kecil sudah sepantasnya memerlukan
biaya yang lebih ekonomis seiain itu, komputasi yang hanya berpengaruh pada
internal suatu unit tidak perlu berkomunikasi dengan unit lain yang memiliki
sistem terpusat.
Dengan
mendistribusikan keputusan untuk menyediakan sarara komputasi pada
masing-masing unit, tanggung jawab para manajer terhadap pengeluaran biaya di
masing-masing unit menjadi meningkat. Mereka akan lebih agresif dalam
menganalisis kebutuhan-kebutuhan karena akan mempengaruhi kinerja keuangan. Hal
ini sekaligus juga dapat meningkatkan kepuasan pemakai, mengingat pemakai
tentunya ingin mengontrol sendiri sumber-sumber daya yang mempengaruhi
profitibilitas dan secara aktif pemakai tentu ingin mengembanakan dan mengimplementasikan
sistern mereka.
Dengan
adanya otonomi, masing-masing unit dapat segera melakukan tindakan dan
pencadangan ketika terjadi musibah yang menimpa sistem. Pada sistem yang
terpusat, mau tak mau unit yang mengalami musibah harus menunggu bala bantuan
dari pusat.
Kelemahan
utama sistem pemrosesan data tersebar adalah pengawasan terhadap seluruh
sistem informasi menjadi terpisah-pisah dan membuka peluang terjadinya
ketidakstandaran. Bila hal ini terjadi, keuntungan sistem ini akan terlupakan
(Scott, 2001). Keadaan ini bisa terjadi jika unit-unit pengolahan informasi
lokal terlalu banyak diberikan keleluasaan Oleh karena itu, wewenang pusat
harus tetap dipertahankan, misalnya dalam hal pembelian perangkat keras atau
penentuan perangkat lunak yang digunakan. Hal seperti ini lazim dilakukan oleh
berbagai perusahaan dengan menempatkan orang-orang teknologi informasi di
unit-unit pengolahan informasi dan mereka bertanggung jawab terhadap rnanajemen
pusat. Dengan demikian, konsolidasi dapat dilakukan dengan mudah.
Cara
ini juga sekaligus untuk mengantisipasi terjadinya redundansi dalam
mengembangkan sistem. Misalnya, didasarkan atas otonomi di setiap unit
pengolahan informasi, sebuah program (aplikasi) yang dibangun oleh seorang
programmer yang semestinya dapat dipakai oleh unit lain tanpa perlu perubahan
atau perlu sediki perubahan saja, akan dibuat kembali oleh unit lain. Tentu
saja, hat ini merupakan suatu contoh kemubaziran
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI
. Transaction Processing System
(TPS) berfungsi pada level organisasi; Office Automation System (OAS)
dan pendukung Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level knowledge. Sistem-sistem
pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi Manajemen (SIM), dan
Decision Support System(DSS). Sistem ahli menerapkan keahlian pembatasan
keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur.
Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System
(ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan
sebagai Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang
membantu para pembuat keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak
terstruktur atau semi terstruktur.
1. Transaction
Processing System (TPS)
Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang
terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar
untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS
menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi
waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara
manual.
Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang
memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena
manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui
informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana
hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem
ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.
2. Office
Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)
Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data,
yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis
informsi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu
memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau
menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang, diluar
itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing,
spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui
voice mail, email, dan video confrencing.
Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja
profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka
menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke
organisasi atau masyarakat.
3. Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing
Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem
informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi
antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program
komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi
dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas
dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan
keputusan.
Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis
data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan
dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang
digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa
fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu
struktur tunggal.
4. Decision
Support System (DSS)
Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah
Decision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional
kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS
berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung
pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih
wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau
kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional.
5. Sistem
Ahli Dan Kecerdasan Buatan
Kecerdasan Buatan (AI) bisa dianggap bidang yang arsitek tingkat tinggi
untuk sistem ahli. Daya tolak/dorongan umum dari AI dimaksudkan untuk
mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk
melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya serta menganalisis
kemampuannya untuk berpikir melalui problem sampai ke kesimpulan logiknya.
Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan
permasalahan serta memberikannya lewat pengguna bisnis (dan lain-lain).
Sistem ahli adalah suatu kelas yang sangat spesial yang dibuat sedemikian
rupa sehingga bisa dipraktikkan untuk digunakan dalam bisnis sebagai akibat
dari semakin banyaknya perangkat keras dan parengkat lunak seperti komputer
pribadi (PC) dan shell sistem ahli. Suatu sistem ahli (juga disebut sebagai
knowledge-based system) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan
seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.
Ditegaskan bahwa tidak seperti DSS, yang meninggalkan keputusan terakhir bgi
pembuat keputusan, sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah
atau suatu kelas masalah khusus.
Komponen dasar suatu sistem ahli adalah knowledge base, yakni suatu mesin
interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan
pertanyaan lewat bahasa semacam SQL ( structured query language), dan antarmuka
pengguna. Orang menyebut knowledge engineering manangkap keahlian pakar,
membangun sebuah sistem komputer yang mencakup expert knowledge ini, dan
kemudian mengimplementasikannya. Secara keseluruhan sangat mungkin membangun
dan mengimplementasikan sistem ahli yang akan menjadi pekerjaan para
penganalisis
6. Group Decision
Support System (GDSS) dan Computer Supported Collaboration Work
Systems (CSCWS)
Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan
semi-terstruktur dan tak-terstruktur, maka group Decision support System
membuat suatu solusi. Group Decision Support System (GDSS), yang
digunakan di ruang khusus yang dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang
berbeda-beda, memungkinkan anggota kelompok berinteraksi dengan pendukung
elektronik-seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus-dan suatu fasilitator
kelompok khusus. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok
bersama-samamenyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat,
kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak GDSS dirancang untuk meminimalkan
perilaku kelompok negatif tertentu seperti kurangnya partisipasi berkaitan
dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang
tidak dikenal, domonasi oleh anggota kelompok vokal, dan pembuatan keputusan ‘group
think’. Kadang-kadang GDSS dibahas menurut istilah yang lebih umum
Computer Supported Collaborative Work (CSCW), yang mencakup pendukung
perangkat lunak yang disebut ‘groupware’ untuk kolaborasi tim melalui
komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive
Support System (ESS)
Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara
yang bisa membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive
Support System (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan
lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi
di tempat-tempat yang bisa di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung
pada informasi yang dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna
mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus,
dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk memikirkan problem -problem
strategis. ESS memperluas dan mendukung kemampuan eksekutif, memungkinkan
mereka membuat lingkungan tampak masuk akal.
- Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem dapat berati
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu
diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :
n Adanya permasalahan-permasalahan yang
timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa
ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,
n Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
n Adanya instruksi-instruksi (dari
pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah).
Pengembangan sistem informasi yang
berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber
daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.
- Peranan Analis Sistem
Analis sistem secara sistematis
menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan
pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses
organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting,
yaitu :
1. Sebagai konsultan
2. Sebagai ahli pendukung
3. Sebagai agen perubahan
- Tugas Analis Sistem
Adapun
tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :
n Mengumpulkan dan menganalisis semua
dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.
n Menyusun laporan dari sistem yang
telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan
melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.
n Merancang perbaikan pada sistem
tersebut dan menyusun sistem baru.
n Menganalisis dan menyusun perkiraan
biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang
keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut.
n Mengawasi semua kegiatan terutama yang
berkaitan dengan sistem yang baru tersebut.
- Informasi Untuk Organisasi
Pihak
manajemen sangat membutuhkan informasi yang sangat berguna untuk mengambil
keputusan. Setiap tingkatan manajemen, membutuhkan informasi yang berbeda-beda.
Terdapat 3(tiga) tipe informasi untuk tingkatan manajemen, yaitu :
1)
Manajemen Tingkat Atas
n Manajemen tingkat
atas merupakan manajemen tingkat strategi, informasi yang dibutuhkan lebih
tersaring atau lebih ringkas.
n Sebagai contoh :
Informasi mengenai grand total penjualan yang terjadi
2)
Manajemen Tingkat Menengah
n Manajemen
menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang dibutuhkan lebih
tersaring untuk mengendalikan manajemen.
n Sebagai contoh :
Informasi mengenai semua total penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.
3)
Manajemen Tingkat Bawah
n Manajemen tingkat
bawah merupakan manajemen tingkat teknis yang membutuhkan laporan yang terinci,
karena digunakan untuk mengendalikan operasi.
n Sebagai contoh :
Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.
4)
Top Manager (Manajer Tingkat Atas)
Informasi yang didapatkan digunakan
sebagai pendukung perencanaan dan perumusan kebijaksanaan.
5)
Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)
Informasi yang didapatkan sebagai
alat bantu perencanaan (planning) dan pembuatan keputusan (decision maker).
6)
Low Manager (Manajer Tingkat Bawah)
Informasi yang didapatkan sebagai
pendukung operasi manajemen sehari-hari didalam organisasi.
7)
Staffing (Tingkat Pekerja)
Informasi yang
didapatkan digunakan untuk melakukan proses suatu transaksi
Gambar : Tipe Informasi Untuk Tingkat Manajemen
- TEKNOLOGI INFORMASI
n Teknologi
informasi merupakan satu dari sekian banyak alat bantu yang digunakan para
manajer untuk menjembatani perubahan.
n Perangkat
keras komputer menjadi alat fisik yang digunakan untuk aktivitas input,
pemrosesan, dan output pada suatu sistem informasi.
Terdiri dari: komputer yang
memproses unit; beragam output, dan perangkat penyimpanan; dan media fisik
untuk menghubungkan semua alat ini.
n Peralatan
komunikasi dan komputer dapat dihubungkan melalui jaringan untuk berbagi suara,
data, gambar, bunyi, atau bahkan video. Jaringan menghubungkan dua atau lebih
komputer untuk berbagi sumber daya atau data misalnya printer.
n Semua
teknologi ini menampilkan sumber-sumber daya yang bisa dibagikan di keseluruhan
organisasi dan dengan demikian ikut membangun infrastruktur teknologi informasi
(TI).
n Infrastruktur
TI yaitu perangkat keras dan lunak komputer serta teknologi penyimpanan data,
dan jaringan yang menjadi portofolio dari pembagian sumber daya-sumber daya
teknologi informasi untuk organisasi.
n Agar suatu sistem informasi dapat
berjalan optimal dan mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi maka
diperlukan adanya teknologi informasi.
n Teknologi informasi artinya
memanfaatkan teknologi untuk memperoleh dan mengelola informasi
- Peranan SI dan TI Dalam
Organisasi
Sistem teknologi informasi memberikan
empat peran utama di dalam organisasi yaitu untuk meningkatkan:
1)
Efisiensi.
Efisiensi
artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi sehingga
memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan.
2)
Efektivitas.
Sistem
informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang lebih
efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, mudah, murah
dan handal.
3)
Komunikasi.
Untuk
memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu keputusan dapat
digunakan email atau teleconference.
4)
Kompetitif.
Kompetitif,
artinya digunakan untuk meningkatkan daya saing organisasi di dalam era
persaingan yang semakin ketat ini.